La suite Microsoft Office a su s’imposer dans les entreprises en même temps que l’informatique s’est mise à occuper une place centrale dans les organisations. Parmi les logiciels de bureautique, Excel est le plus populaire pour gérer les tableurs. Si vous travaillez dans les services, vous l’utilisez également surement. Voici quelques astuces qui vous permettront de monter en productivité avec Excel.
Automatisez des tâches avec le langage VBA et les macros
Dans les entreprises on utilise généralement des processus réguliers. Ceux-ci peuvent consister à saisir de façon répétitive des données dans le tableur, appliquer en permanence les mêmes traitements ou générer des rapports hebdomadaires ou mensuels.
Excel est compatible avec le langage VBA, un langage de programmation qui permet d’automatiser des tâches plus ou moins complexe afin de demander au logiciel d’effectuer seul des tâches.
Par exemple, Excel peut classer automatiquement les données, supprimer les doublons, indiquer des alertes lorsqu’un certain seuil est dépassé ou catégoriser automatiquement des fiches.
Sachez qu’il est possible de faire appel à des développeurs VBA comme Officentrale qui configureront un modèle de fichier adapté à vos besoins.
Utiliser le mode « mettre sous forme de tableau »
A première vue, les tableaux Excel n’ont rien de très digeste. On voit un ensemble de ligne, de colonne et de fonctions et il est difficile de mettre en évidence les informations utiles du tableur. Pourtant, il est parfois nécessaire d’utiliser le tableau comme un rapport que l’on présentera à son équipe, sa hiérarchie ou des clients.
Mais Excel n’est pas Powerpoint. Il n’a à priori pas été pensé pour permettre de déployer facilement des mises en page agréable. On se retrouve donc à chercher entre les différentes options pour essayer d’agrandir, d’aligner et de mettre en couleur toutes les cellules.
Saviez-vous qu’il était possible d’obtenir un résultat similaire en un clic ? Le bouton « mettre sous forme de tableau » dans la barre d’outils permet d’appliquer automatiquement une feuille de style élégante rendant vos tableaux beaucoup plus digestes.
La mise en page conditionnelle
Autre point parfois frustrant sur Excel : il arrive parfois qu’on soit amené à identifier dans une masse de données certaines cellules qui présentent des caractéristiques spécifiques. Il peut s’agir par exemple des cellules en double, celle ayant une valeur inférieure à un chiffre ou qui contiennent un terme spécifique.
Là encore, Microsoft a su être à l’écoute de ses utilisateurs en proposant un bouton permettant d’exécuter des fonctions de mise en page conditionnelles automatiquement sans avoir à passer par une formule Excel spécifique.
Le bouton « mise en forme conditionnelle » permet de changer la couleur de fonds de cellule répondant à certaines règles comme celles que nous avons évoquées plus haut.
En un clic, on met en évidence les données qui nous intéressent.
Faites parler vos données avec les tableaux croisés dynamiques
Excel propose une fonctionnalité simple à mettre en œuvre qui permet de classer, catégoriser et lire les données sous certaines grilles de lecture. Les tableaux croisés dynamique permettent en un clic de découvrir comment son repartie les données de votre tableau Excel.